Voici le deuxième volet de l’émission de La Radio des Entreprises (RDE) consacrée à la fonction contrôle interne. Après avoir expliqué ce qu’était le contrôle interne dans une première émission, cette deuxième émission nous permet d’aborder les objectifs et missions du contrôle interne. Il sera question de quelques exemples de fraudes qui peuvent être évitées grâce à ce type de dispositif. Ainsi que les éléments de coûts de mise en place d’une fonction contrôle interne.
Animé par : Simon Janvier (Journaliste)
Invité-expert: Benoit Briand (expert)
Retrouvez ci-dessous la transcription écrite de l’interview
#Q1 : Objectifs de la fonction contrôle interne – Exemple de la fraude au président
Simon Janvier :Bonjour et bienvenue sur La Radio des Entreprises dans “Conseil d’expert”, deuxième volet de cette émission consacrée au contrôle interne.
Dans la 1ère partie de cette émission on a expliqué ce qu’était la fonction contrôle interne. À savoir les dispositifs mis en oeuvre par la direction de l’entreprise pour lui permettre de maîtriser les opérations potentiellement à risque.
On en parle avec Benoit Briand, spécialiste de la conformité, du contrôle interne et de l’audit interne. Vous avez travaillé dans des cabinets de conseil et des grands groupes industriels. Et vous éditez aujourd’hui le site www.ethicsncompliance.com qui donne de nombreux conseils dans ce domaine.
Benoit Briand, donnez-nous pour commencer des exemples de fraudes qui peuvent toucher des entreprises qui ne mettent pas en place de procédures de contrôle interne.
Benoit Briand : Concernant les fraudes, il peut y en avoir de 2 types. On peut parler de fraude externe et de fraude interne.
Concernant la fraude externe, il y a l’exemple très connu qui a fait la une des journaux, c’est ce que l’on appelle “le Faux Président”.
Le principe est qu’une personne contacte le service comptabilité/trésorerie de votre entreprise en se faisant passer pour le PDG (ou parfois le Directeur Financier).
Il va insister pour qu’un virement soit effectué en urgence sur un compte bancaire (souvent à l’étranger) afin de sécuriser une transaction soi-disant confidentielle.
Beaucoup de pression va être mise sur l’employé en question. Lorsque le pot-aux-roses est découvert, il est trop tard. E
t en fonction du montant extorqué, votre entreprise peut devoir mettre la clé sous la porte du jour au lendemain.
Décryptage : Le cas Michelin, victime de l’arnaque au président
Je vais vous donner un exemple qui est même assez étonnant, c’est le groupe Michelin. Je peux en parler parce que c’est public, il y a eu des articles dans la presse et le groupe Michelin a communiqué dessus.
Le groupe a été concerné. En 2012 [Note rectificative ACI : tentative de fraude contrée en 2012, fraude avérée en 2014], le service comptabilité a reçu un appel d’une personne se faisant passer pour le PDG.
Le faux PDG a indiqué qu’il était en train de réaliser une opération exceptionnelle et confidentielle.
Et il a exigé un virement immédiat d’environ 1,6 millions d’euros, en demandant de n’en parler à personne.
Le groupe Michelin est connu et reconnu pour avoir un dispositif de contrôle interne important et efficace.
C’est la preuve qu’on ne peut pas toujours tout éviter. Mais le but de la fonction contrôle interne est de réduire au minimum l’occurence de la fraude.
Donc, un incident peut arriver. Mais si vous avez en place une fonction contrôle interne qui fonctionne, le jour où ça arrive, vous limitez la casse.
signaux d’alerte et procédures de contrôle interne
Comment vous protéger?
Déjà, il y a ce que l’on appelle des “red flags” (des signaux d’alerte).
Très souvent donc, le faux président va demander à son interlocuteur de n’en parler à personne, pas même à son supérieur. Ou alors, un e-mail (si le contact est pris par e-mail) dont le texte est souvent rempli de fautes d’orthographe.
Ce sont de petites choses qui doivent alerter.
En terme de contrôle interne, il y a quelques contrôles que l’on peut mettre en place tout de suite.
Dans un premier temps, c’est ce que l’on appelle le principe de séparation des tâches.
La personne qui va initier la demande de paiement doit être différente de la personne qui va valider le paiement.
En cas de paiement en urgence, il faut que ce soit prévu. C’est-à-dire qu’il faut une personne identifiée comme étant “à informer” en cas de toute demande de paiement en urgence.
Il y a des contrôles qui existent et qui doivent être positionnés au bon endroit, assignés aux bonnes personnes et qui vont vous permettre d’éviter ce genre de choses.
Concernant la fraude au Président, 1er réflexe, on va se dire “ça n’arrive pas chez moi”… Mais ça n’arrive pas que chez les autres. Et l’exemple de Michelin en est la preuve.
#Q2 : L’auto-évaluation, la base de la fonction contrôle interne
Simon Janvier :Pour une entreprise qui veut s’engager dans une démarche de contrôle interne, et qui se dit actuellement qu’elle ne fait pas tout pour limiter les risques. Comment doit-elle faire son audit-diagnostic? Quelles questions doit-elle se poser?
Benoit Briand : C’est tout à fait possible d’auto-évaluer sa fonction contrôle interne.
Vous pouvez vous rendre par exemple sur le site Coso.org. Ou sur certains sites de cabinets d’audit et de conseil, qui mettent à disposition certains outils et questionnaires standard.
Ceux-ci vont déjà vous permettre de vous faire une petite idée de votre niveau de maîtrise des risques.
Mais comme je l’ai indiqué précédemment, si vous voulez être efficace, cela demande d’y consacrer du temps et des moyens financiers.
Et il ne faut pas oublier que l’expertise est ici importante. [Au cours de mes missions, j’ai souvent dû d’abord expliquer aux responsables de contrôles…. en quoi consistait le contrôle qu’ils devaient effectuer. Certains termes ou certaines formulations peuvent être parfois un peu techniques. Et si elles sont mal comprises, votre diagnostic sera faux ou incomplet.]
La bonne stratégie selon moi pour optimiser vos coûts (et là je parle vraiment aux dirigeants et aux directeurs financiers :-) ), c’est de faire appel à une expertise externe pour démarrer.
Cela vous permet d’initier la démarche avec vos collaborateurs, tout en les formant afin qu’ils s’approprient la méthodologie et les outils.
Un transfert de compétences en fait afin de pouvoir ensuite voler de vos propres ailes, être autonome, instaurer cette culture du contrôle interne.
Donc c’est partir sur les bonnes bases, en prenant l’expertise là où elle est et en se l’appropriant.
#Q3 : Le (vrai) coût de la fonction contrôle interne
Simon Janvier : Alors vous commenciez à le dire, il y a un coût pour mettre en place une fonction contrôle interne. Est-ce qu’on peut situer un petit peu ce coût financier?
Benoit Briand : Le coût financier, c’est une question simple et difficile à la fois. Vous pouvez vous amuser à calculer combien vont vous coûter un ou plusieurs contrôleurs internes (ou auditeurs internes) dans votre entreprise.
Et vous pouvez calculer le temps passé par chaque collaborateur de l’entreprise sur ces activités de contrôle. Ca peut être simple et rapide.
Même chose si vous faites appel à un cabinet de conseil. Vous regardez en bas à droite, le montant de la facture. Et vous allez voir assez rapidement combien ça peut vous coûter.
Un petit conseil : Vous pouvez même à la limite contacter un cabinet de conseil qui va vous faire un devis pour déployer une cartographie des risques, un questionnaire de contrôle interne, toutes les missions de pilotage…
Ça peut vous donner une idée du coût.
Le coût maîtrisé de la fonction contrôle interne vs. le dérapage incontrôlable de la fraude
Maintenant, selon moi, la question doit aujourd’hui être posée différemment.
Vous avez un coût de la prévention pour mettre en place une fonction contrôle interne solide.
Mais ce sera TOUJOURS minime pour votre entreprise, comparé aux coûts que va générer un fraudeur qui passe à l’acte. Ou tout simplement des erreurs commises par certains collaborateurs.
Les cas de fraude cités dans mon guide téléchargeable sur le site varient de dizaines de milliers d’euros à des millions d’euros, selon la taille des entreprises concernées.
Il n’y a pas de petite fraude indolore.
La fraude se fait au mieux au détriment de vos investissements, de la rémunération de vos actionnaires, de vos salariés.
Bref, elle handicape la performance à moyen long terme de votre entreprise. La fraude se fait au pire au détriment de la survie immédiate de votre entreprise.
Donc le coût de la prévention sera toujours minime par rapport à celui de la fraude. Alors oui, cela à un coût et on peut le calculer.
Mais il faut bien voir les avantages si vous pouvez éviter de vous retrouver avec des cas de fraude dans votre entreprise.
Pensez à l’impact en terme de réputation également !
#Q4 : Externaliser la fonction contrôle interne, une (fausse) bonne idée ?
Simon Janvier :Dernière question, Benoit Briand, est-ce qu’on peut externaliser cette fonction audit interne ou de contrôle interne ?
Benoit Briand : Oui, il est tout à fait possible d’externaliser votre fonction d’audit et de contrôle interne. Des cabinets proposent ces solutions. Ceux que l’on appelle les Big Four notamment.
L’avantage sera de disposer d’une expertise et d’une force de frappe déployable rapidement. Et si vous êtes directeur financier, vous n’aurez pas à justifier de headcount additionnels.
En revanche, j’y vois deux inconvénients à long terme. Le coût bien sûr (l’expertise externe c’est efficace et ça se paie aussi).
Mais surtout l’externalisation des compétences. Selon moi, il est important que chaque entreprise s’approprie cette culture du contrôle interne.
Et cela passe par de la communication en interne bien sûr, mais surtout par de la formation. Un collaborateur averti et formé en vaut deux.
Ce que je conseille donc, c’est vraiment de faire appel à un consultant ou un cabinet de conseil. Tout d’abord pour effectuer un diagnostic du niveau actuel de votre dispositif de contrôle interne.
Ensuite pour en profiter pour former vos collaborateurs. Vous organisez ainsi un transfert de compétences.
Cela sera d’une excellente valeur ajoutée pour votre entreprise bien sûr. Et vous participez également à la montée en compétence de vos collaborateurs.
Cela fait aussi partie de la motivation des équipes.
Et au final, cela protège votre entreprise, votre business, vos client, vos fournisseurs.
#Q5 : Pour aller plus loin, Formez vos collaborateurs à la prévention de la fraude
Simon Janvier : Très bien ! Merci beaucoup Benoit Briand de nous avoir parlé de cette thématique de la conformité, du contrôle interne et de l’audit interne. Je rappelle que vous êtes un spécialiste de ce domaine. Vous donnez d’ailleurs des clés sur ces questions sur votre site www.ethicsncompliance.com. Et vous intervenez auprès des enterprises, toujours sur cette thématique de la conformité et du contrôle interne en matière de formation et de conseil.
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Source: La Radio des Entreprises ; Guide “8 Fraudes qui vous feront mettre la clé sous la porte”